Planificación de actividades y voluntariado basada en datos históricos
Muchas ONGs planifican actividades y convocatorias de voluntariado basándose en la experiencia o intuición del equipo. Aunque eso puede funcionar en el corto plazo, los datos del pasado ofrecen información valiosa para evitar errores, mejorar la organización y lograr un mayor impacto con menos esfuerzo.
Este artículo te muestra cómo usar datos que ya tienes para planificar de forma más eficiente y realista.
1. ¿Por qué mirar hacia atrás para planificar hacia adelante?
Porque lo que ocurrió antes deja señales claras:
- ¿Cuántas personas asistieron realmente a cada actividad?
- ¿Cuántos voluntarios se comprometieron… y cuántos abandonaron?
- ¿En qué meses hubo más participación o menos?
- ¿Qué tipo de actividades generaron más impacto?
Estos datos te ayudan a no improvisar, evitar frustraciones y tomar decisiones basadas en evidencia.
2. Qué datos conviene recopilar (si no lo has hecho aún)
Empieza con lo básico. Puedes usar una hoja de cálculo con columnas como:
| Fecha | Tipo de actividad | Voluntarios convocados | Voluntarios presentes | Asistencia del público | Observaciones |
|---|
O bien, agregar campos como duración, responsables, costos estimados, etc.
Lo importante es que esa información quede registrada de forma sistemática después de cada evento.
3. ¿Qué puedes hacer con esa información?
- Detectar patrones: por ejemplo, baja participación en meses fríos o en feriados
- Evitar errores previos: como convocar demasiados voluntarios para una tarea simple
- Ajustar tiempos y recursos: si una actividad tomó 3 horas y solo estaba previsto 1
- Mejorar la retención de voluntarios: sabiendo en qué actividades se sienten más útiles
4. Cómo visualizarlo
- Un gráfico de barras con asistencia por tipo de actividad
- Un tablero que compare lo planificado vs. lo ejecutado
- Un resumen de participación de voluntarios por trimestre
- Mapas de calor por día de la semana o mes para identificar mejores fechas
Puedes armarlo fácilmente en Google Sheets con tablas dinámicas y gráficos automáticos.
5. Caso de ejemplo
Una ONG cultural registró durante un año la asistencia a sus eventos, incluyendo voluntarios, público y duración. Al revisar los datos, descubrieron que las actividades los sábados por la mañana tenían el doble de participación que las de los viernes por la tarde.
Esa simple observación les permitió ajustar su calendario y mejorar su impacto sin aumentar costos.
Conclusión
Planificar sin datos es como caminar con los ojos vendados.
Usar registros pasados de actividades y voluntariado te permite organizarte mejor, evitar errores repetidos y potenciar lo que sí funciona. No se trata de trabajar más, sino de trabajar mejor con lo que ya sabes.